Introducción a una buena conservación de archivos

Conservación de documentos: Comprende las estrategias y técnicas específicas, relativas a la protección de los materiales tanto impresos como digitales, custodiados en archivos, bibliotecas, mediatecas, frente al deterioro, los daños y el abandono de los documentos.
Definición:


Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos

      

     REQUISITOS A TENER EN CUENTA 

                                   PARA 

                    LA CONSERVACIÓN:

Como responsable del proceso, debe velar por que en el Programa de Gestión Documental, se dicten pautas que se ajusten con las normas establecidas para la adecuada conservación de los documentos que aseguren no solo la integridad física desde el momento de su producción, sino la permanencia y durabilidad de los soportes.

 DETERMINACIÓN DE UNIDADES DE 

 CONSERVACIÓN Y ALMACENAMIENTO:

Poco a poco cobra más importancia el desarrollo de la conservación de los documentos, teniendo en cuenta que son uno de los recursos fundamentales que la Institución necesita para poder realizar sus operaciones eficazmente. Cabe recordar que para el suministro de dicho material, es importante tener en cuenta las especificaciones que nos brinda la Norma Técnica Colombiana "Materiales para documentos de archivo con soporte en papel. Características en calidad".

    ALMACENAMIENTO,

  RE-ALMACENAMIENTO Y EMPASTE:

Es necesario contar con unidades de conservación que sean acordes con la cantidad, formato, técnica y uso de los documentos en cualquier etapa del Ciclo Vital. Para ello se involucra personal del área de compras de la entidad el cual debe estar consciente de la importancia que reviste en el tema de archivos el uso de materiales de calidad en el archivo.