¿ Que es custodia de documentos ?
- La custodia de documentos es el servicio por él que se administra la documentación de los clientes ya sea física o en medios magnéticos. Dentro del servicio de custodia se ofrece la consulta, préstamo, levantamiento de inventario y conservación de los documentos físicos o medios magnéticos.
Marco legal para la custodia de documentos ¡¡¡
- Toda empresa que preste servicios de custodia de documentos se debe regir por las diferentes normas de gestión documental expedidas por el Archivo General de la Nación
- De la misma forma el acuerdo 049 de 2000 es define las condiciones de edificios y locales destinados a archivos, adicional mente el acuerdo 008 de 2014 establece las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus parágrafos y 3 de la ley 594 de 2000”.
¿Qué se lleva a cabo en la realización de la custodia de
documentos?
- El proceso tiene varios puntos de control y de revisión que permiten mantener estrategias claras para la consecución de logros documentales, entre los puntos de importancia están:
Equitación por códigos y referencias,
Condiciones de conservación y seguridad,
Infraestructura e interfaz óptimas para garantizar el
acceso,
Permite identificar:
Estado de los archivos,
Tiempos de conservación,
Disposición final.
- En el siguiente vídeo te daremos una breve explicación
buen manejo de la informacion
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